Tra le novità che agitavano i sonni delle imprese, specie quelle più piccole e meno strutturate, c’era sicuramente lo spauracchio della fatturazione elettronica, che minacciava onerose riorganizzazioni procedurali. A tranquillizzare, almeno in parte, gli imprenditori, ci ha pensato l’Agenzia delle Entrate con la circolare 18/E del 24 giugno. “Almeno in parte” perché la circolare si riferisce esclusivamente alle fatture business to business, vale a dire tra impresa e impresa. Facciamo un esempio: un produttore, o un distributore di prodotti, macchine e attrezzature di pulizia decide di optare per la fatturazione elettronica verso l’impresa-cliente. A questo punto l’impresa può decidere di conservare la fattura in formato elettronico o rifiutare il processo, conservando il documento in formato cartaceo “senza pregiudicarne la natura elettronica per il committente”. Tutto questo, però, non vale per le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, che dovranno comunque essere conservate in formato elettronico.
Nella citata circolare dell’Agenzia delle Entrate, al punto 1.5 (Conservazione della fattura elettronica) si chiarisce infatti:
Conservazione della fattura elettronica
A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che:
• le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai
sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
• le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Dalla formulazione della novellata disposizione emerge che l’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa.
Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo. In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione). È evidente che la stampa di tale fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell’articolo 23 del CAD. Va peraltro precisato che , anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A.I.L. (Autenticità, Integrità e Leggibilità) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In altri termini, anche al fine di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione elettronica, si ritiene che tale processo non debba mantenere un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura. È appena il caso di sottolineare che, ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.
In pratica l’Agenzia delle Entrate, facendo proprie le conclusioni del forum sulla fatturazione elettronica, con la Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014, chiarisce che la fatturazione elettronica nei rapporti BtoB non impone vincoli di simmetria tra l’emittente e il destinatario. In presenza di una fattura emessa e ricevuta in formato elettronico, il cliente potrà comunque materializzare il documento e trattarlo come cartaceo, senza con ciò pregiudicare la natura “elettronica” del documento per il fornitore. Grazie a tale interpretazione, anche le imprese di pulizia, soprattutto quelle di dimensioni più piccole non si vedranno costrette a modificare i processi interni di fatturazione e soprattutto a predisporre il costoso processo di conservazione sostitutiva. La circolare evidenzia, poi, che è comunque obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della pubblica amministrazione, sia per l’emittente sia per il destinatario della fattura, il quale è quindi obbligato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.
