(Tratto da Facility Management Italia n.10,febbraio 2011)
Il contesto tecnico-patrimoniale dell’Università di Salerno
Il patrimonio immobiliare dell’Università di Salerno, ubicato nella Valle dell’Irno che collega le province di Salerno e di Avellino, è stato realizzato a partire dalla metà degli anni ’70. Il più ampio e successivo Campus di Fisciano, invece, ha preso forma all’inizio degli anni ’80.
Attualmente 9 delle 10 Facoltà dell’Università sono situate a Fisciano, mentre la sola Facoltà di Medicina trova collocazione a Baronissi.
Sui due insediamenti di Fisciano e Baronissi, rispettivamente di 80 e 15 ettari, sono stati eretti 83 edifici, destinati prevalentemente ad aule didattiche, laboratori, biblioteche, uffici, mense e centri sportivi.
La superficie complessiva edificata è di 300.000 mq, per un volume complessivo di oltre 1 milione di metri cubi.
Rispetto a questo articolato patrimonio immobiliare, la quantità di energia consumata è pari a 10.500 MWh termici e 14.000 MWh elettrici, a cui corrisponde una bolletta media annua rispettivamente di 600.000 e 1.800.000 euro.
Il fluido vettore viene prodotto da una centrale termica di circa 25 MW che lo distribuisce alle 26 sottocentrali di scambio termico di strutture riscaldate. Il condizionamento estivo è invece assicurato da gruppi di refrigerazione a servizio di ciascun edificio o da impianti VRF (volume di refrigerante variabile) di zona ubicati sulle coperture degli edifici serviti.
Il sistema elettrico, tipologicamente inquadrato come un’utenza di terziario avanzato, alimentato in media tensione, impegna una potenza media, nell’arco dell’anno solare, di circa 4 MW, con punte di 6 MW nel periodo estivo. Esso viene alimentato da un’unica consegna MT da parte del distributore, con un livello di tensione pari a 20 kV, e si dirama internamente attraverso 9 cabine MT/Bt allacciate in anello e 2 in isola, per un totale di 25 trasformatori, 8 gruppi elettrogeni e 11 unità UPS di potenza maggiore a 60 kVA.
L’evoluzione dei processi manutentivo-gestionali
L’intensa e prolungata nel tempo fase di edificazione, ormai prossima alla conclusione, ha spostato in passato il baricentro delle attività dell’Ufficio Tecnico dell’Università, talché solo negli ultimi anni si è potuto passare da una manutenzione quasi esclusivamente correttiva, a modelli più articolati ed innovativi.
Il depauperamento delle strutture immobiliari, determinato da una manutenzione tradizionale compiuta per circa 40 anni con interventi a guasto e le sempre più stringenti norme e standard relativi alla sicurezza, alla didattica, ai disabili ed al contenimento energetico, hanno orientato di necessità l’Università verso un imponente programma di adeguamento funzionale e normativo degli edifici esistenti e verso una sostanziale rivisitazione delle politiche di gestione del patrimonio.
Dalla metà degli anni ’90, la stessa Università ha scelto di gestire direttamente i processi di progettazione creando una robusta struttura tecnica, formata da professionalità multidisciplinari, in grado di portare a compimento in modo autonomo la realizzazione del Campus di Fisciano e la manutenzione dei relativi corpi di fabbrica.
In questo quadro, la manutenzione veniva inizialmente eseguita attraverso una serie di contratti separati che rispondevano a gran parte delle esigenze manutentive a guasto. Alle esigenze più particolari (come l’allestimento di eventi, la manutenzione dei servizi igienici, la realizzazione di impianti di irrigazione del verde, ecc.) veniva data risposta con una squadra di una decina di operatori interni composta da idraulici, elettricisti e generici, che vi provvedevano rifornendosi di materiali ed attrezzi disponibili nel magazzino interno creato ad hoc.
La naturale evoluzione di questa impostazione ha condotto nel 2008 l’Università ad adottare una soluzione tesa ad accorpare la gestione di tutti gli impianti tecnologici, nel cui ambito alle competenze dell’appaltatore si è inteso affiancare ed integrare le risorse dell’Ufficio Tecnico universitario, chiamato a svolgere non solo il ruolo di controllore dell’appalto, ma anche e soprattutto di parte attiva nelle fasi di progettazione e di attuazione degli stessi servizi manutentivo-gestionali.
Questa formula – volutamente di durata biennale e di carattere sperimentale (al fine di contenere i rischi e di saggiare la bontà delle scelte fatte) – ha inteso cogliere l’opportunità di affidare una pluralità di complessi servizi ad un unico interlocutore attraverso un unico corposo appalto che, oltre alla conduzione operativa dei servizi manutentivo-gestionali, favorisse anche l’avvio e il successivo sviluppo di attività più prettamente di indirizzo e di governo.
Il passaggio dall’approccio manutentivo tradizionale (a guasto) ad un approccio sistemico, basato sulla pianificazione dei servizi e delle attività come conseguenza di un’analisi approfondita delle esigenze dell’utenza, delle disponibilità finanziarie e, non ultimo, dello stato del patrimonio impiantistico, ha potuto aver corso grazie sopratutto ad un processo di innovazione culturale che ha gradualmente interessato l’intera struttura tecnica dell’Università e si sta oggi diffondendo anche all’interno delle altre funzioni.
La situazione quo ante
Il preesistente contesto manutentivo-gestionale (di fatto in essere fino al 2008) può essere fotografato attraverso i seguenti elementi di caratterizzazione:
- rapido/diffuso invecchiamento e ridotta efficienza del patrimonio immobiliare impiantistico;
- circoscritto controllo della spesa;
- costi fissi dovuti al magazzino interno per materiali di consumo e attrezzi;
- presenza di una squadra di operatori interni pari a 10 unità per le esigenze meno complesse;
- parziale e dispersiva anagrafica (peraltro solo di tipo cartaceo);
- gestione non proceduralizzata delle richieste di intervento;
- tracciabilità e reportistica circoscritte al sistema per la contabilità sui lavori pubblici;
- controllo limitato al sistema tradizionale di penali;
- numero esageratamente elevato di chiamate di emergenza;
- frequenti reclami da parte dell’utenza.
Con riferimento agli impianti meccanici, l’approccio manutentivo di tipo tradizionale, basato su contratti di fornitura gas metano e appalti di manutenzione (a corpo e a misura), presentava la grossa limitazione di non incentivare gli appaltatori a ridurre i consumi energetici che nel corso degli anni sono andati via via crescendo, portava ad uno scadimento delle prestazioni degli impianti e, quindi, ad una svalutazione precoce del patrimonio e non forniva gli strumenti operativi per rispondere alle esigenze dell’utenza.
Sugli impianti elettrici, precedentemente all’esecuzione dell’appalto sperimentale biennale, gravava una situazione di disagio funzionale dovuto alla frequente interruzione dell’alimentazione, pari ad oltre il 50% della totalità delle chiamate per emergenza. Le conseguenze di ciò si propagavano anche a sezioni di impianto non direttamente interessate dal guasto, provocandone il disservizio temporaneo o permanente (specie per le unità di trattamento aria, i computer, ecc.). Fino a che non si è avuta disponibile una reportistica dettagliata non era stato percepito a pieno l’impatto che tale disfunzione creava specie sulle risorse umane in campo e, quindi, sui servizi in generale.
Infine il sistema di distribuzione primario in media tensione, realizzato nel corso di vari anni con appalti successivi, non presentava caratteristiche tecniche ottimali riguardo al coordinamento e alla selettività delle protezioni.
L’appalto sperimentale integrato
L’analisi della situazione sopra descritta ha spinto l’Università nel 2008 a progettare, bandire ed avviare un appalto sperimentale biennale attraverso cui sono state aggregati vari contratti-tipo omogenei per raggiungere un importo significativo (oltre 4.5 milioni di euro), al fine di attrarre competitori nazionali di provata e significativa qualificazione ed esperienza settoriale. Il progetto a base di appalto si prefiggeva i seguenti rilevanti obiettivi:
- realizzare un sistema integrato di gestione del patrimonio immobiliare per individuare ed ingegnerizzare i processi di ordine operativo e gestionale e traslare il focus contrattuale dalla manutenzione classica a guasto, all’attenzione verso le esigenze ed i bisogni dell’utenza, mediante la confluenza in un unico alveo delle conoscenze e competenze sia dell’impresa esterna sia dell’Ufficio Tecnico dell’Università (benché formalmente differenziati in termini di compiti e responsabilità);
- conseguire in tempi brevi un’economia di scala grazie all’accorpamento dei servizi di manutenzione degli impianti elettrici, antincendio, speciali e di gestione calore, spingendo parallelamente l’appaltatore ad un controllo e ad una riduzione dei consumi medianti interventi tesi al risparmio e al controllo energetico previsti contrattualmente;
- costruire la storia e lo status quo documentale (dati, grafici, documenti, ecc.) al fine di renderli costantemente disponibili, aggiornati e funzionali alla progettazione e al controllo degli spazi, al rinnovo delle certificazioni e – non ultimo – all’analisi dei dati per comprimere o rendere più efficiente l’impegno economico.
I punti di forza dell’appalto risultavano il sistema informatico e il servizio di gestione calore.
Le attività improntate al nuovo modello manutentivo-gestionale sono iniziate nell’ottobre 2008 sulla base di un’organizzazione richiesta in fase di gara incentrata su uno specifico organigramma “dedicato” al fine di stabilire chiaramente e fin dall’inizio ruoli, responsabilità e sistema di comunicazione adottato.
I principali servizi appaltati riguardavano, oltre alla gestione calore, la manutenzione degli impianti elettrici e speciali, audio-video, termici (esclusi dalla gestione calore), idrico-sanitario, antincendio, gas tecnici e cappe, nonchè la fornitura del sistema informativo, l’implementazione del call center e dell’anagrafica tecnica, la progettazione e la preventivazione delle attività a misura.
Nell’arco del primo mese di appalto sono stati consegnati gli impianti e rilevati i relativi stati di consistenza (attraverso accurate documentazioni fotografiche), sono stati consegnati i locali tecnici (cunicoli sotterranei, centrali, cabine e cavedi), si è preso atto delle risorse materiali spiegate dall’appaltatore, sono stati definiti e comunicati gli orari di funzionamento dei timer e è stata trasferita l’anagrafica disponibile e tutta la documentazione tecnica impiantistica (libretti di centrale, libretti d’impianto, dichiarazione di conformità L. 46/1990, CPI e/o NOP VV.FF., manuali d’uso e manutenzione, ecc.).
Nel mentre i servizi venivano organizzati ed attivati, si provvedeva ad avviare il call center che, affidato ad un’unità dedicata dell’impresa appaltatrice, forniva da subito un positivo riscontro da parte dell’utenza in merito alla qualità del servizio. Questa scelta, rilevatasi vincente, se da un lato ha comportato un costo significativo per l’appaltatore, ha fornito allo stesso i benefici prodotti dalle importanti informazioni raccolte al fine di implementare il sistema di gestione del patrimonio e di migliorare l’organizzazione delle squadre di lavoro e del sistema informativo.
Sulla base di una programmazione di dettaglio condivisa con l’appaltatore, si procedeva quindi alla pianificazione delle attività relative all’implementazione del sistema informativo e al successivo sviluppo dei programmi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
In questa fase iniziale, si sono manifestate talune difficoltà per costituire un team dotato delle necessarie competenze e soprattutto per calare nello specifico le risorse umane e tecniche dell’appaltatore.
Particolarmente complessa si è rilevata l’esperienza relativa al set-up del sistema informativo, per la quantità delle problematiche insorte e non previste e che di necessità si è dovuto risolvere (specie per adattare la piattaforma informativa ai diversi sistemi già in uso presso l’Università).
Il sistema informativo implementato dispone di un’interfaccia browser Internet per consultazioni remote, di procedure e modalità di gestione dei grafici fondata su sistema grafico AutoCAD e rende autonomo il committente nella gestione del prodotto, oltre a permettere l’integrazione con il call center e con diverse altre specifiche funzioni del sistema base.
Il complesso processo di implementazione è stato reso possibile grazie all’ausilio di figure tecniche messe a disposizione dall’appaltatore, relativamente nuove nel campo di attività dei servizi di FM (“maintenance entry data” e “energy entry data”, tecnici specificamente formati per immettere dati alfa numerici nel sistema informativo relativi alla manutenzione e alla gestione energetica e in grado di fornire periodicamente report tecnico-informativi utili ai fini della programmazione e del governo dei servizi sul campo).
Allo stato si è arrivati a disporre di un’anagrafica conoscitiva che, oltre alle planimetrie di tipo architettonico, contiene informazioni di dettaglio relative alle dimensioni/configurazioni/condizioni degli spazi, dei dispositivi antincendio, delle dorsali e sotto-centrali degli impianti termici, delle cabine, dei quadri, dei gruppi elettrogeni e dei gruppi di continuità per gli impianti elettrici.
Inoltre, grazie al notevole livello di flessibilità ed integrabilità offerto dal sistema informativo è stato possibile effettuare la codifica di tutti gli ambienti al fine di collegare i costi manutentivo-gestionali agli spazi, verificare le situazioni di distribuzione degli stessi costi e procedere conseguentemente alla loro razionalizzazione con azioni e interventi di natura correttiva nei casi di riscontro di picchi, anomalie, ecc.
Durante i primi mesi d’uso, diffusione e “familiarizzazione” del sistema all’interno delle diverse sedi, sono nati interessi e richieste da parte delle altre aree funzionali dell’Università (CED, Economato, Amministrazione, ecc.): in particolare, sono stati implementati sistemi integrativi di controllo dell’accesso nelle aule degli studenti, di gestione dei pass temporanei e permanenti, di gestione degli spazi in relazione ai diversi usi, di RFID (Radio Frequency IDentification per l’identificazione automatica di oggetti basata sulla capacità di memorizzare e accedere a distanza a tali dati, attraverso dispositivi elettronici in grado di rispondere comunicando le informazioni in essi contenute quando “interrogati”).
Avvalendosi di un protocollo standard per l’interrogazione e la modifica dei servizi di directory (LDAP – Lightweight Directory Access Protocol) è stata realizzata un’anagrafica unica tra i diversi sistemi informativi in uso presso l’Università e, quindi, una modalità di accreditamento di tutto il personale aggiornabile nel tempo.
Per quanto concerne specificamente la gestione calore, già a partire dalla nomina dell’Energy Manager, si è inteso promuovere e supportare un percorso virtuoso di razionalizzazione della spesa energetica e di efficientamento dei processi manutentivi relativi agli impianti termici.
In questa direzione, è stato messo a punto un articolato ed organico piano energetico che ha posto tra i principali obiettivi la drastica riduzione dei consumi energetici.
Punto di partenza del piano è stata la fase di auditing interno che ha messo in luce una serie di criticità ed ha aperto la strada a importanti investimenti consapevolmente pianificati e finalizzati.
Primi fra tutti l’impianto di cogenerazione da 1 MWe a servizio del circuito di teleriscaldamento e della piscina coperta del Campus di Fisciano e l’impianto solare fotovoltaico da 1 MWp.
Entrambi gli impianti hanno fatto da corollario ad una completa rivisitazione dell’approccio manutentivo degli impianti termici, integralmente applicato al contratto di gestione calore e condizionamento estivo affidato all’appaltatore.
La novità di tale contratto – che affida gli impianti meccanici ad un unico appaltatore legando la spesa non al consumo di combustibile ma all’entità dei “gradi giorno” – non risiede tanto nell’applicazione dell’ormai sperimentata formula della “gestione calore” (che già di per sé rappresenta un approccio destinato a fornire importanti risultati in termini di risparmio energetico, in quanto viene demandato direttamente all’appaltatore che eroga il servizio l’obiettivo di risparmiare sul combustibile per riscaldamento a parità di prestazione), quanto all’introduzione aggiuntiva di una serie di interventi mirati sugli impianti meccanici finalizzati al monitoraggio ed al contenimento della stessa spesa energetica.
La realizzazione di tali interventi ha portato in particolare alla creazione di un sofisticato e capillare sistema di controllo strumentale delle temperature ambiente degli edifici e dei gradi giorno. Questo sistema, essenziale per l’effettiva rendicontazione del servizio di gestione calore, ha fornito anche la base per l’implementazione dell’apparato di monitoraggio dei parametri di funzionamento degli impianti ubicati in corrispondenza delle sotto-centrali di scambio termico di zona. L’intero sistema, gestito da un’unica postazione centralizzata, consente di tenere sotto osservazione in tempo reale l’intero impianto di riscaldamento del Campus di Fisciano, di evidenziare eventuali anomalie di funzionamento e di programmare razionalmente le necessarie azioni correttive.
Un’ulteriore opportunità fornita dai sistemi di monitoraggio/misurazione installati nel corso dell’appalto è stata la possibilità di evidenziare alcune criticità strutturali a carico dei circuiti delle sotto-centrali di zona, criticità che in precedenza non era stato possibile rilevare.
Anche il meccanismo di remunerazione del combustibile di alimentazione dell’impianto di cogenerazione ha permesso di conseguire ulteriori significativi risultati in ottica economico-gestionale. Mentre la manutenzione di tale impianto è stata affidata obbligatoriamente per un biennio all’impresa realizzatrice del cogeneratore, la fornitura di combustibile e la gestione dei profili orari di funzionamento sono state affidate direttamente all’appaltatore che, con il supporto dell’Energy Manager dell’Università, è stato in grado di adattare i profili orari di funzionamento dell’apparecchiatura in funzione delle richieste di energia termica, al fine della massimizzazione del rendimento complessivo d’impianto. Allo stesso appaltatore è stata però lasciata la facoltà di deviare il flusso termico verso l’utenza della piscina coperta o del tele-riscaldamento del Campus a seconda delle condizioni di funzionamento e dei carichi di utilizzo. Il meccanismo di remunerazione, che prevede per l’Università un parziale recupero economico dato dall’energia termica prodotta dall’impianto cogenerativo e sfruttata per la gestione calore, ha sostanzialmente incentivato l’appaltatore alla massimizzazione dello sfruttamento del calore prodotto dall’unità cogenerativa ed ha altresì consentito di pervenire ad una significativa riduzione dei costi energetici sostenuti dalla stessa Università.
Risultati conseguiti
e prospettive di sviluppo
Il bilancio dell’esperienza biennale conclusasi nell’ottobre scorso può senza dubbio ritenersi positivo.
In primo luogo perché ha di fatto favorito l’introduzione e l’adozione di un approccio più innovativo, evoluto ed efficiente per la gestione e la conduzione del patrimonio immobiliare, basato su un rapporto di partnership effettiva con l’appaltatore e sulla conseguente condivisione di priorità ed obiettivi. Ciò pur nel preciso mantenimento dei rispettivi compiti e doveri: al committente, la programmazione e il controllo dei servizi; all’appaltatore l’esecuzione e la gestione operativa degli stessi.
I responsabili degli uffici tecnici ed amministrativi universitari – non dovendo essere più essere assorbiti dalle fino ad allora di necessità adottate procedure di defatigante gestione delle innumerevoli e parcelllizzate gare di appalto – hanno potuto rivolgere l’attenzione verso gli aspetti più di impronta tecnico-economico-manageriale, contribuendo a conseguire, nell’arco di un solo biennio, siginificativi risultati in termini sia di efficientamento impiantistico, che di riduzione dei costi di gestione.
Di supporto fondamentale al buon esito dell’esperienza si è dimostrato il contributo-chiave offerto dal sistema informativo specificamente implementato per l’appalto, risultato fin dall’inizio una strumentazione decisiva specie per lo sviluppo dei processi di conoscenza anagrafrica del patrimonio, di definizione strategico-decisionale delle attività e di monitoraggi/controllo degli stessi servizi appaltati.
Il sistema di monitoraggio dei parametri ambientali e di funzionamento degli impianti ha naturalmente aperto la strada alla successiva e più importante azione relativa alla tele-gestione degli stessi impianti che sarà sviluppata compiutamente nel corso nel prossimo appalto di manutenzione impiantistica. Ciò di certo costituirà un’opportunità non trascurabile per l’appaltatore che, aggiudicandosi il nuovo appalto, intenderà investire in interventi strutturali di risparmio energetico per conseguire ulteriori economie, con la sicurezza di recuperare le somme investite ed aumentare i propri utili e il valore del patrimonio della commmittenza.
In definitiva, l’esperienza sviluppata nel biennio 2008-2010 deve essere intesa – pur nella sua originaria impronta di tipo sperimentale – come il primo significativo step di un processo innovativo di governo del patrimonio immobiliare dell’Università di Salerno che continuerà a svilupparsi gradualmente nel tempo, a cominciare dall’appalto di servizi integrati di prossimo bando che riguarderà un arco temporale di 4 anni, con un valore complessivo di oltre 10 milioni di euro.
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Salvatore Barile*
Roberto Campagna**
Rocco Carfagna***
*Responsabile Coordinamento Gestione Patrimoniale Università di Salerno
**Responsabile Tecnologie Impiantistiche Università di Salerno
***Energy Manager Università di Salerno
