Imprese: le regole per la fase di impostazione del progetto di GS
- I contenuti del progetto
Spetta ai potenziali assuntori la predisposizione del progetto di GS. Tale progetto si articola in un insieme di elaborati di natura tecnica ed economica che illustrano in dettaglio la proposta di offerta tecnico-economica in funzione della richiesta predisposta dal committente.
E’ opportuno che i potenziali assuntori del GS, anche ai fini di una preventiva verifica di fattibilità, sviluppino propedeuticamente una fase interna di analisi preliminare.
Sviluppata la fase propedeutica di analisi preliminare e di verifica preventiva di fattibilità, il progetto di offerta dovrà essere articolato in funzione di ciascuna delle specifiche attività comprese nel GS, in forma separata per la parte tecnica e per la parte economica.
- Gli elementi-chiave del progetto
Ai fini dell’impostazione del progetto di offerta tecnica, è opportuno porre particolare attenzione all’esplicitazione dei seguenti punti fondamentali:
- la metodologia di base adottata;
- le modalità di espletamento delle attività;
- le attività preliminari alla progettazione del piano di manutenzione;
- il programma di interventi manutentivi sugli immobili;
- le modalità di gestione operativa degli interventi manutentivi;
- i sistemi informatici a supporto delle attività;
- il sistema di controllo interno sulla qualità del servizio;
- la struttura organizzativa interna dedicata;
- le proposte migliorative/integrative.
Nell’impostazione del progetto di offerta economica collegato al progetto di offerta tecnica occorre attentamente rapportarsi alle modalità di contabilizzazione dei corrispettivi economici stabilite dal committente in funzione delle singole attività comprese nel GS: al riguardo i compensi, in base a quanto al riguardo dettagliatamente specificato nel capitolato da parte del committente, si articolano normalmente in compensi a forfait e in compensi a misura (sulla base di un elenco prezzi unitari individuato nello stesso capitolato).
Le criticità nell’applicazione del GS
Rimandando ad altri contributi più estesi e sistematici per una puntuale segnalazione ed analisi delle opportunità/problematicità che accompagnano il sempre più imponente sviluppo del mercato del GS, in questa sede si intende concentrare l’attenzione sui due fattori di criticità che sembrano più condizionare l’attuale scenario del GS nel nostro paese:
- l’approccio spesso non “consapevole” al GS da parte delle PA;
- la definizione ed il controllo dei livelli di qualità dei servizi erogati in GS.
- L’approccio “non consapevole” delle PA
In un contesto nazionale – come premesso – fortemente caratterizzato da un ancora rilevante gap tecnico-culturale nell’ambito della gestione dei servizi di Facility Management per i patrimoni immobiliari e urbani, spesso le PA intravedono nel GS lo strumento apportatore di un “liberatorio” trasferimento a terzi di funzioni e responsabilità sempre più complesse ed incombenti, nonchè di una “automatica” e sensibile riduzione dei costi dei servizi di gestione così esternalizzati.
Ciò senza tuttavia comprendere come lo stesso GS vada inquadrato, e conseguentemente approcciato, non tanto come mero strumento di ingegneria tecnico-contrattuale, ma come vero e proprio “processo” gestionale da programmare, gestire e controllare con consapevolezza, competenza e coscienza dei potenziali vantaggi, così come dei potenziali rischi sottesi: al riguardo, si consideri che, di fatto, il GS è la forma più estrema di esternalizzazione dei servizi di Facility Management.
- Il controllo della qualità dei servizi
Dunque, processo gestionale complesso ed articolato il GS, che postula propedeuticamente una puntuale e corretta definizione degli obiettivi da perseguire e, conseguentemente e coerentemente, una razionale progettazione di percorsi procedurali di riferimento, una chiara precisazione ed attribuzione di ruoli e di responsabilità e una sistematica individuazione ed adozione di idonei supporti tecnici e strumentali.
E’ facile intuire come, in situazioni in cui spesso è cronicamente “normale” (sia da parte delle PA, che degli assuntori) la carenza/assenza di elementi-base di conoscenza quali-quantitativa dei patrimoni immobiliari e urbani da gestire in GS, sia oggettivamente difficile impostare, adottare e sviluppare un processo ed un contratto che, secondo la definizione normativa sopra riportata, fa riferimento a un sistema integrato di servizi “con piena responsabilità da parte dell’assuntore sui risultati in termini di raggiungimento e/o mantenimento di livelli prestazionali prestabiliti dal committente”.
Ciò rimanda direttamente all’ulteriore problema della definizione e del controllo dei livelli di qualità dei servizi erogati in GS: problema, questo, di notevole complessità e criticità, che può e deve tuttavia trovare soluzione tanto nella predisposizione a monte da parte delle PA di puntuali capitolati “prestazionali” e nella conseguente esplicitazione di standard qualitativi da soddisfare per ogni servizio, quanto a valle nell’organizzazione ed attivazione di un’adeguata struttura tecnica interna appositamente “dedicata” al controllo in opera dei “risultati qualitativi” conseguiti dall’assuntore del GS in termini di rispondenza dei servizi ai livelli prestazionali stabiliti dalle stesse PA5.
Un’eventuale attivazione di operazioni mirate di monitoraggio “qualitativo” delle esperienze di GS attualmente in corso presso le PA potrebbe fornire, al riguardo, utili indicazioni di natura metodologica ed operativa.
Una prospettiva etica e tecnica per le PA
In presenza – come si è visto – di un contesto di mercato che tende a ricorrere alle più sofisticate ed “estreme” forme di GS, delegando anche in toto a soggetti privati le funzioni di gestione prettamente “operativa” dei beni immobiliari e urbani pubblici, le PA hanno l’obbligo etico-istituzionale di mantenere, anzi, potenziare responsabilmente quelle funzioni strategiche di indirizzo, programmazione e controllo dei processi e della qualità dei servizi che oggi più che mai devono essere considerate del tutto “inesternalizzabili”.
Rispetto a questi compiti strategici e al tempo stesso di elevata complessità, le PA devono acquisire al più presto esperienza, competenza e know how tecnici oltre che consapevolezza del proprio ruolo tecnico-istituzionale.
Assimilazione e rispetto di “regole” etiche e tecniche, dunque, la condizione irrinunciabile per un consapevole e responsabile governo dei processi di GS da parte delle PA.
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Note
1 Per le caratteristiche dimensionali e strutturali della nuova filiera di mercato del GS, cfr. in particolare:
– S. Curcio, “I servizi di Facility Management: una nuova filiera di mercato per la gestione e la manutenzione degli edifici, delle città e del territorio”, in Terotec – Forum PA (a cura di), Atti del 1° Forum Nazionale sui patrimoni immobiliari e urbani pubblici, EdiCom, Milano, 2008;
– Osservatorio Nazionale del Facility Management (a cura dell’), Rapporti sul mercato del Facility Management in Italia, CRESME, www.osservatoriofm.it, 2008-2009.
2 I casi di studio analizzati nella sezione “Esperienze & best practice” di questa rivista sono al riguardo una significativa ma quantitativamente assai ridotta esemplificazione della copiosa produzione di gare di GS promosse da parte di PA specie nell’ultimo quinquennio.
3 La norma UNI 11136, sviluppata nell’ambito dell’attività della Sottocommissione 3 UNI presieduta dal Prof. C. Molinari, è stata promossa da Terotec ed elaborata da un apposito Comitato nazionale normativo coordinato dal Prof. S. Curcio e costituito da una consistente e qualificata rappresentanza di committenze pubbliche e private, di associazioni ed imprese operanti nel settore e di strutture di ricerca universitarie.
4 Sul tema della definizione terminologica del lessico del Facility Management, cfr. i contributi promossi da Terotec:
– S. Curcio (a cura di), Lessico del Facility Management. Gestione integrata e manutenzione degli edifici e dei patrimoni immobiliari, Terotec – Il Sole 24 Ore, Milano, 2003;
– S. Curcio, C. Talamo, Glossario del Facility Management, Terotec – Il Sole 24 Ore/Afidamp/Edicom, Milano, 2005.
5 Sul tema del controllo della qualità come strumento e requisito fondamentale per la gestione dei processi di GS delle PA, cfr. i contributi promossi da Terotec:
– S. Curcio (a cura di), Global Service. Linee guida per l’esternalizzazione dei servizi di Facility Management per i patrimoni immobiliari e urbani, Terotec – Il Sole 24 Ore, Milano, 2005;
– S. Curcio, G. Paganin (a cura di), Qualità Global Service Facility Management. Il governo della qualità negli appalti di servizi integrati per i patrimoni immobiliari e urbani: un modello processuale per committenze e imprese, Rapporto Terotec, Edicom, Milano, 2007.
Ed inoltre: A. Ciribini, Il controllo tecnico per il Facility Management, “FMI Facility Management Italia”, n. 2/2008.
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Silvano Curcio*
* Docente Università Federico II di Napoli, Direttore Terotec, Coordinatore Comitato Scientifico “FMI”
