PA: le regole per la fase di impostazione preliminare
- Il “Documento di Indirizzo Preliminare”
Nella fase di impostazione preliminare del GS, il committente ha il compito di espletare propedeuticamente un’articolata e puntuale operazione di analisi e di valutazione mirata delle proprie specifiche esigenze tecnico-gestionali in rapporto alla propria realtà patrimoniale e alle strategie immobiliari che intende adottare.
Gli elementi fondamentali da sottoporre a verifica risultano in particolare:
- l’analisi dello stato di consistenza quali-quantitativa del patrimonio immobiliare;
- la congruenza della scelta del GS con le proprie strategie immobiliari;
- l’esame delle caratteristiche della struttura organizzativa interna;
- l’analisi e la valutazione del sistema informativo (se esistente);
- l’individuazione delle attività affidabili attraverso il GS;
- la definizione della gradualità di esternalizzazione ed integrazione delle attività;
- la definizione dei criteri per la determinazione e il controllo dei livelli prestazionali da garantire.
E’ opportuno che gli esiti di questa fondamentale fase propedeutica di analisi e di valutazione esigenziale tecnico-gestionale siano sistematicamente raccolti in un apposito “Documento di Indirizzo Preliminare” al fine di istruire e supportare la successiva fase di richiesta d’offerta.
Nel “Documento di Indirizzo Preliminare” il committente ha il compito di rielaborare in forma sintetica e con finalità operative tutti quegli elementi di analisi e di valutazione che lo hanno precedentemente orientato alla scelta di adozione del GS. Tra questi in particolare:
- l’analisi delle caratteristiche essenziali e della consistenza del patrimonio;
- l’analisi dei risultati conseguiti dai precedenti contratti manutentivi e gestionali e dei relativi costi;
- l’analisi dell’assetto organizzativo interno in essere e delle relative posizioni organizzative;
- l’analisi dei fabbisogni gestionali;
- il censimento delle risorse necessarie (economiche, finanziarie, di personale, ecc.);
- la stima dei costi indiretti di struttura per attività di supervisione e di controllo;
- la stima dei costi organizzativi;
- l’analisi delle risorse umane non utilizzate o utilizzate diversamente a causa del GS e la valutazione dell’impatto in termini di costi gestionali del conflitto interno (relazioni sindacali);
- la valutazione dei vantaggi economici e finanziari derivanti dal GS;
- la valutazione dei vantaggi capitalizzabili (per esempio, acquisizione di nuove conoscenze, di nuove competenze, di nuove strumentazioni e metodiche tecnico-gestionali).
- La conoscenza del patrimonio
La definizione dello stato di conoscenza quali-quantitativa del patrimonio immobiliare è un aspetto fondamentale ai fini di una corretta impostazione preliminare del GS e della successiva elaborazione della richiesta di offerta: il committente, prima di formulare la richiesta di offerta, è tenuto a valutare l’idoneità delle informazioni in suo possesso relativamente alla definizione dello stato fisico, manutentivo e prestazionale di ogni singolo edificio al momento della redazione del “Documento di Indirizzo Preliminare”.
- La valutazione dei servizi
Nel GS, la manutenzione rappresenta un processo integrato di fasi tanto esecutive quanto cognitive, programmatorie, organizzative e gestionali finalizzate a mantenere o a portare/riportare un immobile o un patrimonio immobiliare in uno stato prestazionale in cui possa espletare le funzioni richieste dal committente.
Nell’ambito di un GS, pertanto, il committente ha la possibilità di includere una serie di attività a tal fine direzionate, coordinate e integrate, tra cui a titolo esemplificativo:
- l’anagrafica, finalizzata al censimento e alla puntuale conoscenza quali-quantitativa del patrimonio immobiliare;
- il monitoraggio periodico dello stato fisico, manutentivo e prestazionale degli immobili;
- la pianificazione e la programmazione degli interventi manutentivi;
- la progettazione degli interventi manutentivi;
- l’esecuzione degli interventi manutentivi;
- la progettazione e la gestione di una centrale operativa (call center) per la ricezione delle richieste di intervento manutentivo e per il coordinamento degli stessi interventi;
- la costruzione e/o l’implementazione di un sistema informativo informatizzato a supporto delle attività.
Ai fini della selezione delle specifiche attività che possono essere comprese nell’ambito del GS, il committente ha il compito di sottoporre a valutazione una serie di parametri-base per il controllo di gestione, tra cui per esempio:
- la criticità delle singole attività in rapporto alle strategie di gestione del patrimonio immobiliare;
- la composizione e l’entità dei costi sostenuti ed i livelli di prestazione raggiunti per ciascuna attività;
- i livelli di prestazione di ciascuna attività in base a parametri il più possibile omogenei e confrontabili con i valori di mercato (attraverso, per esempio, analisi di benchmarking);
- l’individuazione delle soglie di convenienza economico-finanziaria che giustifichino la selezione e/o l’aggregazione delle attività.
- La supervisione e il controllo
Lo stesso committente, tuttavia, qualunque sia il sistema di attività selezionate e comprese nell’ambito del GS, deve in qualsiasi caso mantenerne l’esclusiva, autonoma ed indelegabile attribuzione delle funzioni strategiche di supervisione e controllo.
E’ opportuno che il committente, specie nel caso in cui dovesse ricorrere per la prima volta all’affidamento delle attività di manutenzione attraverso il GS, valuti preliminarmente le ricadute derivanti in termini di organizzazione interna; in particolare, l’adozione del GS deve indurre il committente a ridurre le competenze in materia di programmazione e di gestione diretta delle attività di manutenzione e a potenziare invece le competenze in materia di supervisione e controllo sulle stesse attività.
E’ fondamentale al riguardo, che il committente progetti e strutturi preventivamente una qualificata unità organizzativa interna appositamente dedicata all’espletamento di queste funzioni strategiche.
PA: le regole per la fase di impostazione della richiesta di offerta
- Il capitolato “prestazionale”
Nella fase di formulazione della richiesta di offerta, il committente deve fondamentalmente essere in grado di prefigurare un attendibile e puntuale quadro di riferimento per i risultati da conseguire attraverso il GS.
Ne consegue che la formulazione della richiesta di offerta deve essere impostata non in forma oggettiva e descrittiva, ma in forma esigenziale-prestazionale, attraverso la preventiva determinazione di parametri tecnici attendibili e tali da consentire una chiara
individuazione dei livelli prestazionali da soddisfare e dei criteri per verificarne il soddisfacimento.
In questa direzione, la richiesta di offerta da parte del committente deve esplicitarsi attraverso un capitolato tecnico di tipo “prestazionale” (da associarsi al capitolato d’oneri del GS).
- Il corredo informativo e il GS sperimentale
In occasione di GS di prima generazione, nel caso in cui il committente non risulti in possesso di tutte le informazioni di dettaglio necessarie a trasmettere ai concorrenti l’esatta rappresentazione quali-quantitativa del proprio patrimonio immobiliare, è tuttavia condizione inderogabile che lo stesso committente fornisca perlomeno un corredo informativo minimo costituito da una serie di elementi-base atti ad identificare il patrimonio stesso sotto il profilo localizzativo, dimensionale, tipologico e funzionale.
Se, in fase di formulazione della richiesta di offerta, il committente non è in grado di fornire ai potenziali assuntori un puntuale corredo informativo relativo allo stato di consistenza quali-quantitativa del patrimonio immobiliare, è opportuno impostare il primo GS in un’ottica prettamente sperimentale e per un arco di durata limitato ad un solo anno o biennio.
Dopo un primo GS di tipo sperimentale e transitorio, il committente – al momento dello studio e dell’attivazione di successivi GS – può disporre in fase di richiesta di offerta di un adeguato corredo di informazioni desunte dalle fasi di ricognizione ed analisi dello stato del patrimonio immobiliare, condizione questa fondamentale per una consapevole e congruente definizione tanto dei risultati da conseguire attraverso il GS (committente), quanto dei progetti da porre a base di offerta (potenziali assuntori).
- Gli “standard di qualità” e gli “standard di servizio”
La definizione dei risultati da conseguire attraverso il GS – sotto forma qualitativa e, per quanto possibile, quantitativa – rappresenta uno dei passaggi di più alta criticità nella formulazione della richiesta di offerta da parte del committente: tali risultati possono essere esplicitati attraverso la definizione degli “standard di qualità” e degli “standard di servizio” del GS.
Gli “standard di qualità” rappresentano i livelli di qualità prestazionale prefissati dal committente che l’assuntore del GS deve assicurare attraverso gli interventi manutentivi.
Lo “standard minimo” di qualità che l’assuntore ha sempre e comunque l’obbligo di garantire è identificato nel mantenimento degli immobili nello stato prestazionale in cui si trovano al momento della relativa consegna (status quo ante), condizione questa che deve essere documentata (per esempio attraverso appositi e dettagliati verbali di consegna degli immobili).
Tale “standard minimo” di qualità deve essere assunto come “punto di partenza” di riferimento da parte del committente nel capitolato.
Gli “standard di servizio” rappresentano le caratteristiche e le frequenze degli interventi e le modalità di erogazione/esecuzione del servizio di manutenzione che l’assuntore del GS deve assicurare in funzione degli “standard di qualità” prefissati dal committente.
Sono rappresentati come risultante delle diverse prestazioni di servizio richieste all’assuntore (di natura organizzativa, tecnica, gestionale, progettuale, ecc.) e delle modalità di esecuzione e di fornitura delle stesse (in termini di tempestività, flessibilità, affidabilità, professionalità, ecc.).
Il capitolato elaborato dal committente ed il progetto del GS elaborato in sede di gara dall’assuntore costituiscono la griglia di riferimento per la definizione, la misurazione e il controllo degli “standard di servizio”.
- Il sistema di controllo della qualità
Al fine di monitorare e verificare il rispetto degli “standard di qualità” e “di servizio” erogati dall’assuntore del GS, è fondamentale che il committente progetti preventivamente ed organicamente ed espliciti esaurientemente nel capitolato un efficace ed efficiente sistema di controllo fondato su procedure e metodiche di riscontro da attivarsi nel corso del GS e alla sua conclusione.
In quest’ottica, devono essere garantite le seguenti principali condizioni al contorno:
- presenza di una struttura tecnica del committente adeguatamente preparata ed organizzata a gestire un contratto di GS e, pertanto, dotata di competenze specificamente orientate alla supervisione e al controllo dei servizi integrati gestiti direttamente dall’assuntore, alla verifica e alla valutazione delle metodologie, delle procedure e delle strumentazioni da questi messe in campo, all’analisi mirata dei dati di natura tecnica ed economica implementati e all’elaborazione degli stessi in una visione dinamica dei processi di programmazione e gestione manutentiva, nonché al confronto/interscambio propositivo con la struttura tecnica dell’assuntore;
- messa a punto, da parte dell’assuntore, di un sistema informatizzato, condiviso ed approvato dalla struttura tecnica del committente, che consenta il monitoraggio delle attività svolte, in modo da ottenere tutte le informazioni necessarie per il controllo, da parte del committente, dei parametri di valutazione a tal fine individuati;
- presenza nel capitolato di un sistema di penali correlate alla gravità delle eventuali inadempienze dell’assuntore per il mancato rispetto degli “standard di qualità” e “di servizio” prestabiliti.
Nel capitolato, il committente deve progettare ed inserire adeguate e specifiche misure atte a salvaguardare la disponibilità degli immobili inclusi nel GS, così come la disponibilità del sistema informativo implementato per il proprio patrimonio immobiliare,
La complessa e particolare caratterizzazione contrattuale del GS presuppone che il committente curi dettagliatamente la fase di analisi e valutazione dell’offerta di mercato, esplicitando attraverso il capitolato i parametri utili ai fini della chiara definizione e dell’effettivo accertamento della specifica qualificazione e competenza settoriale dei potenziali assuntori.
