(Tratto da “FMI, Facility Management Italia” n.3, Marzo 2009)
La recente emanazione delle prime linee guida normative raccomandative a livello europeo da parte del CEN nei settori del FM e della manutenzione immobiliare rappresenta un fondamentale contributo per la guida e il supporto del mercato dei servizi integrati. Gli operatori della committenza e delle imprese possono ora contare su un pacchetto di norme già approvate o in fase di approvazione che forniscono utili criteri orientativi in materia di processi, terminologia, qualità e contrattualistica.
Il contesto normativo europeo per i servizi di Facility Management
Il quadro normativo volontario europeo sul FM, dopo la recente diffusione da parte del CEN, l’ente di normazione europeo, delle prime linee guida a carattere raccomandativo, si arricchisce di nuovi significativi progetti normativi, offrendo numerosi elementi di riflessione sia sul piano tecnico-processuale che su quello organizzativo-gestionale.
L’iniziale intuizione della necessità di avviare un processo di normazione all’interno del mercato del FM è stata del NEN, l’ente di normazione olandese, a cui si deve la formulazione nel 2002 della prima norma settoriale di un paese europeo (NEN 2748 “Termini e definizioni del FM”).
Nel 2003, in risposta alla proposta olandese di estendere tale processo a livello europeo, viene costituita la Commissione europea CEN/TC348 “FM”.
Da quel momento il lavoro svolto con il contributo attivo di tutti i paesi europei coinvolti, tra cui l’Italia attraverso l’UNI, ha portato nel 2007 alla pubblicazione ufficiale delle due norme EN 15221-1 “Terminologia e definizioni del FM” e EN 15221-2 “Linee guida per la predisposizione di un contratto di FM” e all’attivazione di quattro nuovi progetti normativi, la cui approvazione è prevista entro il 2009 (prEN 15221-3 “Linee guida per la qualità nel FM”, prEN 15221-4 “Tassonomia del FM”, prEN 15221-5 “Processi del FM” e prEN 15221-6 “Misurazione degli spazi per il FM”).
In realtà, l’iniziativa olandese è nata nel medesimo contesto politico, economico, sociale e normativo europeo in cui la domanda sempre crescente di strumenti di supporto allo sviluppo del mercato dei servizi di FM individuava proprio nell’unificazione normativa una soluzione efficace al superamento delle numerose barriere che si andavano creando tra gli operatori del settore, al fine di migliorare la trasparenza negli approvvigionamenti, le procedure di certificazione ed i mezzi di comunicazione tra gli stakeholders, e di fornire regole nella contrattazione e supportare i committenti nella definizione delle proprie esigenze. Oltre a ciò, a causa delle evidenti differenze che si manifestavano tra i paesi europei est-ovest e nord-sud, si riconosceva – nell’ambito dello stesso processo normativo avviato – un’opportunità di notevole interesse proprio a vantaggio dei mercati del sud e dell’est Europa, nella prospettiva di un innalzamento dei livelli di competitività.
Le prime norme europee per il FM
I gruppi di lavoro WG1 e WG2, a cui la Commissione CEN/TC 348, a partire dal 2003, aveva affidato l’obiettivo di disegnare un modello del FM, definendone la terminologia e le definizioni ad esso connesse e, parallelamente, le procedure contrattuali, hanno scontato un’iniziale difficoltà di approcciare alle suddette complesse differenze del mercato, particolarmente accentuate anche dalle diverse lingue, culture, visioni e pratiche presenti nei diversi paesi.
Pur in presenza di questa oggettiva difficoltà iniziale di approccio, lo sviluppo del processo di normazione è proceduto fondandosi sulla co-partecipazione attiva e costruttiva dei diversi enti normatori dei paesi europei, giungendo all’approvazione delle due prime norme nel luglio del 2006.
- La norma EN 15221-1
La norma EN 15221-1 “Terminologia e definizioni del FM” si pone l’obiettivo prioritario di superare le divergenze negli approcci e nei linguaggi tra i vari paesi europei, attraverso la definizione di un modello comune di FM, la descrizione delle relative funzioni, la precisazione del campo di applicazione e la specificazione della terminologia di settore. Costituisce, pertanto, la base per tutte le norme successive, ponendosi come documento di indirizzo essenziale.
I termini e le definizioni proposte e finalizzate alla lettura univoca del modello di FM illustrato nella norma, ne descrivono attori, relazioni, funzioni, parametri e output principali con riferimento al processo integrato che in esso è descritto.
La definizione di FM rimanda ad una logica di “integrazione di processi nell’ambito di una organizzazione per mantenere e sviluppare i servizi concordati che supportano e migliorano l’efficacia delle attività primarie”.
Il modello di FM proposto dalla norma è costruito intorno a una specifica “organizzazione”, ai suoi “processi primari” e alle interrelazioni gestite a livello “strategico”, “tattico” e “operativo” tra domanda e offerta di servizi integrati.
Scopo prioritario del FM è, quindi, il bilanciamento tra le richieste in termini di servizi integrati da parte della domanda e la risposta in termini di fornitura degli stessi da parte dell’offerta, in un corretto rapporto tra “requisiti” e “prestazioni” e tra “qualità” e “costi”.
Figura 1 – Il modello di processo del FM delineato dalla norma EN 15221-1
- La norma EN 15221-2
La norma EN 15221-2 “Linee guida per la predisposizione di un contratto di FM” offre i criteri base per regolamentare i rapporti tra il committente e il fornitore dei servizi di FM.
Lo scopo della norma mira, in particolare, a promuovere e migliorare le relazioni transfrontaliere tra committenti e fornitori di servizi di FM, anche al fine di minimizzare dispute e contestazioni e favorire una maggior standardizzazione delle reciproche basi di accordo contrattuale.
Con questo obiettivo vengono identificati i “tipi di accordi” di FM e le relative “caratteristiche” e forniti suggerimenti e indicazioni in merito alla stesura dei contratti (struttura, fasi di preparazione, clausole da prevedere in caso di disputa, attribuzione di diritti e doveri tra le parti, ecc.).
Il campo di applicazione della norma abbraccia una gamma assai articolata di servizi, in ambito pubblico e privato e per tutti i tipi di ambiente lavorativo (industriale, commerciale, amministrativo, sanitario, ecc.).
La procedura di predisposizione di un contratto di FM viene descritta attraverso tutte le sue fasi consequenziali di sviluppo operativo e vengono indicati tre principali metodi di determinazione dei prezzi (somma forfettaria, tariffa unitaria, “costo plus”) e di pagamento, con particolare riferimento al riconoscimento degli incentivi e delle “opportunità di risparmio” favoriti da parte del fornitore.
